U bent hier

Bestuurssecretaresse (28-32 uur per week)

20 juni, 2022

Voel jij je als een vis in het water bij complexe agendavraagstukken? Vind je het een uitdaging om op basis van soms minimale informatie toch de juiste ondersteuning te verlenen? En houd je van samenwerken in combinatie met je eigen verantwoordelijkheden? Dan komen we graag met je in een gesprek.

Wat ga je doen?

Samen met je collega ondersteun je de twee leden van de Raad van Bestuur (RvB) en de bestuurssecretaris. En dat houdt nogal wat in!

  • De RvB heeft veel interne en externe bestuurlijke overleggen. Jullie managen samen de zeer drukke en vaak veranderende agenda’s van de RvB. Daarbij denk je mee én vooruit: wat is nodig voor een goede balans in de agenda’s? Welke voorbereidende afspraken zijn nodig? En zijn alle voorbereidende documenten aanwezig? De vergaderdocumenten zet je klaar in iBabs en je zorgt dat deze in het elektronische archief in SharePoint worden opgeslagen.
  • Je bereidt in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris o.a. het bestuursoverleg, de RvB/MT-vergadering en de vergadering van de Raad van Toezicht voor. Je zorgt dat alles logistiek tot in de puntjes geregeld is. Denk bijvoorbeeld aan het zoeken van een externe locatie, het regelen van een geschikte zaal, het uitzoeken van lunch-, diner- en overnachtingsmogelijkheden en – als dat nodig is – het inschakelen van een notulist.
  • Je zorgt voor een vlotte afhandeling van berichten in de gezamenlijke mailbox van het bestuurssecretariaat en je eigen mailbox. Verder houd je de mailbox van de RvB bij. Berichten die je zelf kunt afhandelen en/of voorbereiden, pak je zelfstandig op. Omdat je deze mailboxen beheert, kan je optimaal anticiperen op de activiteiten van de RvB.
  • Je redigeert brieven en stelt zelf brieven of berichten op gebaseerd op enkele steekwoorden van de RvB of de bestuurssecretaris.
  • Je maakt een jaarplanning van alle terugkerende vergaderingen van de RvB en de RvT. Dat doe je in nauwe samenwerking met vooral de bestuurssecretaris, rekening houdend met afspraken uit de planning- & controlcyclus.
  • Je draagt zorg voor goede dossiervorming via SharePoint. Het doel hierbij is dat de documenten voor de RvB en de bestuurssecretaris eenvoudig te vinden zijn.
  • Verder verricht je zelfstandig overige secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning die voortkomt uit de werkzaamheden en gesprekken van de RvB.

Ten slotte ondersteun je het clusterhoofd Bedrijfsvoering met agendaplanning, onboarding van nieuwe collega’s en het organiseren van (informele) bijeenkomsten van het cluster Bedrijfsvoering.

Wat verwachten we van je?        

  • Je hebt een gerichte opleiding op minimaal hbo-niveau, aangevuld met werkgerelateerde cursussen.
  • Je hebt minimaal 10 jaar ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse.
  • Office 365 (Word, PowerPoint, Excel, Teams) en SharePoint kennen voor jou geen geheimen.
  • Je hebt een uitmuntende kennis van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
  • Je presteert onder druk zo mogelijk nog beter dan in rustige periodes.
  • Je bent een teamplayer, maar kan ook prima solistisch aan de gang.
  • Je hebt affiniteit met de zorgbranche en/of een ledenorganisatie.

Welke competenties en vaardigheden heb jij in elk geval?

  • Proactief
  • Organiseren
  • Accuraat
  • Sensitief
  • Flexibel
  • Sociaalvaardig
  • Stressbestendig
  • Integer
  • Overzicht

Wat bieden wij?

We bieden een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische setting waarbij je iedere dag opnieuw impact kan maken. Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring bedraagt het salaris bij een fulltime aanstelling van 40 uur per week € 2.733 - € 3.726 bruto per maand (schaal 8), exclusief 8% vakantiegeld. Daarnaast hebben we prima secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering (8,3 %), een tegemoetkoming in de ziektekosten en de mogelijkheid om een persoonlijk opleidingsbudget in te zetten voor je eigen ontwikkeling, extra inkomen of extra vrije dagen. Tevens krijg je de beschikking over een laptop en een mobiele telefoon.

Meer informatie over het NHG

Als wetenschappelijke beroepsvereniging levert het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG) dagelijks een bijdrage aan het professionaliseren van het huisartsenvak. Met ruim 150 collega’s zorgen we ervoor dat de huisarts over de meest actuele huisartsgeneeskundige kennis kan beschikken. We werken continu aan het verbeteren en innoveren van onze diensten en producten om in de veranderende behoeften van onze ruim 13.000 leden te kunnen voorzien.

Enthousiast geworden?

Neem voor inhoudelijke vragen over de functie contact op met Mary van der Wal, bestuurssecretaresse a.i., telefoon 088-5065770. Wil je direct solliciteren? Stuur dan jouw motivatie en curriculum vitae naar solliciteren@nhg.org (onder vermelding van ‘bestuurssecretaresse’). Dat kan tot en met 10 juli 2022. Je hoort daarna snel van ons.